Comparación de la Gestión de las Comunicaciones según El PMBok y el Libro Director Profesional de Proyectos
Introducción
Alcance, tiempo, costos, calidad
y recursos humanos son algunos de los temas que hemos revisado a lo largo de la
maestría en lo respecta a su gestión dentro de los proyectos. Hemos visto la
necesidad e importancia de tratar cada una de estas áreas de conocimiento de
una manera sistemática y la mejor manera para gestionarlas en busca del éxito
del proyecto, siguiendo las recomendaciones de bibliografía de alto valor en el
tema de la administración de proyectos.
En este ensayo incorporaremos a este
conjunto de áreas de conocimiento el área de las comunicaciones, tratando de
abarcar las recomendaciones y las mejores prácticas mediante una comparación de
los contenidos de dos textos de alta importancia en la materia, el PMBok y el
libro “Director Profesional de Proyectos” de Pablo Lledó.
Gestión de las comunicaciones según el PMBok
Como es típico en su estructura, el PMBok define para la
gestión de las comunicaciones en los proyectos los procesos clave a seguir para
un manejo adecuado del tema; estos procesos son:
-
Identificar a los interesados
-
Planificar las comunicaciones
-
Distribuir la información
-
Gestionar las expectativas de los interesados
-
Informar el desempeño
Veamos ahora con detalle cada uno de estos procesos.
Identificar a los interesados
En este proceso el PMBok describe
cómo identificar a los interesados del proyecto y cómo documentar información
de su interés, para lo cual podemos referirnos al siguiente diagrama, que
muestra con mayor claridad el orden de actividades que conforman el mismo.
Planificar las comunicaciones
Este estándar define el proceso
de planificar las comunicaciones como la determinación de las necesidades de
información que tienen los interesados del proyecto y cómo abordar las
comunicaciones, así como la importancia que tiene en los demás procesos y áreas
de gestión para evitar problemas de tiempo, presupuesto, alcance, etc.
Este proceso puede ser resumido
según el siguiente diagrama.
Distribuir la información
Anteriormente vimos la necesidad de identificar y definir la
información que los interesados necesitan saber sobre el proyecto. El proceso
de distribuir la información se basa entonces en cómo dársela a los interesados
y es un proceso que se ejecuta a lo largo del ciclo de vida del proyecto, por
lo que es de suma importancia en este caso la consideración de factores como el
emisor, el receptor, el medio de la comunicación, el estilo de redacción,
técnicas de gestión de reuniones, técnicas de presentación y técnicas de
facilitación. El detalle de este proceso se puede ver en el siguiente diagrama.
Gestionar las expectativas de los interesados
Este es uno de los procesos más
importantes que expone el PMBok pues consiste en la relación hombre a hombre,
en la relación entre equipo de trabajo e interesados para comprender mejor sus
necesidades y poder satisfacerlas eficientemente bajo el apercibimiento de los
riesgos, beneficios y oportunidades,
aumentando así la probabilidad de éxito del proyecto. Las etapas del
mismo se resumen en un diagrama similar a los anteriores.
Informar el desempeño
Este proceso tiene su enfoque en la comunicación del
rendimiento del proyecto, para lo cual utiliza herramientas como mediciones del
avance, proyecciones, reportes y comparaciones parciales con la línea base del
proyecto. Aunque no pareciera primordial, es importante que los informes de
desempeño sean elaborados con el nivel de información adecuado según el tipo de
lector del mismo, pero que todos cumplan con la función primordial de informar
claramente sobre el rendimiento que se tiene en el proyecto.
Gestión de las comunicaciones según el texto Director Profesional de Proyectos de Pablo Lledó
Al igual que lo hace el PMBok, el
texto de Lledó define los 5 procesos básicos de la gestión de las
comunicaciones en el mismo orden y clasificación que se siguió en el apartado
anterior. Para continuar con el modelo que se ha venido trabajando, vamos a
describir cada proceso mediante diagramas de resumen, donde se contemplan los
aspectos claves definidos por el autor.
Identificar a los interesados
Como ya se mencionó es el proceso que determina las personas
u organizaciones que de alguna forma se ven involucrados en el proyecto, ya sea
con un impacto positivo o negativo. El siguiente diagrama resume las
consideraciones de Lledó respecto a este tema.
Planificar las comunicaciones
En este caso el autor nos plantea una serie de cuestiones
para llevarnos a la eficiencia de la información que el involucrado debe
recibir. Un resumen de su propuesta se presenta en el diagrama de abajo.
Distribuir la información
Plantea la necesidad de implementar el plan de
comunicaciones durante la ejecución del proyecto para que los interesados se
enteren de los avances en tiempo y forma. El siguiente diagrama expresa de
manera resumida como Lledó plantea lograr esto.
Gestionar las expectativas de los interesados
El autor plantea que durante este proceso se administran las
comunicaciones pensando en satisfacer las necesidades de los interesados y
resolver los conflictos que se generen entre ellos, proponiendo al director de
proyecto como el principal responsable de esto. Veamos el resumen de este
proceso.
Informar el desempeño
Este texto describe el proceso de informar el desempeño como
una comparación entre el estado actual del proyecto y sus líneas base,
traducido a un informe. Como en los casos anteriores se presenta un diagrama
resumen del proceso.
Análisis comparativo de ambos textos
Hemos hasta
ahora visto cómo el PMBok y el libro Director Profesional de Proyectos de Pablo
Lledó describen la gestión de las comunicaciones en los proyectos, ahondando
sobre 5 principios o procesos fundamentales: identificar a los interesados,
planificar las comunicaciones, distribuir la información, gestionar las
expectativas de los interesados e informar el desempeño.
El
PMBok con su carácter de estándar del PMI, desarrolla el tema desde el punto de
vista funcional y descriptivo. Su fin es servir de guía a los directores de
proyectos para gestionar las comunicaciones, por lo que describe de manera
general y sistemática cada paso pero sin ahondar en ejemplificaciones.
Por
su parte el libro de Lledó describe los mismos procesos que el PMBok, pero su
connotación es más didáctica, ayudando al lector a comprender mejor el tema
mediante ejercicios prácticos y ejemplos, pudiendo ver el tema de las
comunicaciones desde un panorama más interiorizado para lectores que no
necesariamente posean experiencia en el asunto.
El
valor de estos textos en el quehacer del director de proyectos es fundamental;
las comunicaciones forman gran parte de su carga laboral y es por eso que el
desarrollo de destrezas en el tema es algo que todo director o pretendiente a
ser director de proyectos debe trabajar. Y es que pensar en fallos en las
comunicaciones refiere inmediatamente a pensar en conflictos en otras áreas de
gestión de los proyectos y por lo tanto a una alta probabilidad de fracaso. Es
entonces importante que exista un compromiso de los directores de proyectos a
desarrollar o perfeccionar sus destrezas en comunicación, conociendo a detalle
cómo llevarlas desde los elementos que dan inicio a las mismas, hasta las
herramientas, métodos y técnicas que se pueden utilizar para llegar a la
comunicación final que es el resultado de la gestión misma.
Entonces
podríamos preguntarnos cuál de los dos textos es mejor. La respuesta no es la
que se podría esperar, refiriendo a alguno de los libros; la respuesta más bien
se basa en la pregunta cuál libro es más adecuado para mí como lector. Entonces
la respuesta no está sobre si es el texto desarrollado por el PMI o por Lledó,
la respuesta está sobre mis propias capacidades y conocimientos en la materia,
que determinarán si puedo guiarme con un estándar como el PMBok o si por el contrario
requiero de un proceso más didáctico con ejemplos y ejercicios de comprobación.
Conclusiones
1. La
gestión de las comunicaciones en los proyectos es un tema muy importante, ya
que de este proceso depende una buena gestión de las demás áreas de desarrollo
de los proyectos, afectando de manera positiva o negativa según sea el caso y
por tanto aumentando o disminuyendo la probabilidad de éxito del proyecto
2. Una
de las grandes responsabilidades que tiene todo gerente de proyectos es
asegurar una correcta gestión de las comunicaciones. Su carga de labores es abarcada
en gran parte por este tema, por lo que el desarrollo o perfeccionamiento de
habilidades en comunicación es prácticamente una obligación para quienes
ejerzan estos cargos.
3. Existen
diversos textos que ayudan al gerente de proyectos a mejorar sus destrezas en
el campo de la administración de los mismos. Hemos analizado en este caso el
PMBok y el libro Director Profesional de Proyectos, específicamente en el tema
de las comunicaciones valorando las diferencias y similitudes entre ambos y su
valor funcional para el lector, siendo visto que más que bibliografías
separadas, pueden funcionar como un excelente complemento para quienes deseen
ampliar sus conocimientos en la materia.
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